HEM Evrak — Kurs Takip Sistemi Hakkında
Atölyede eğitim, ekranda düzen; gelenekten geleceğe uzanan yaygın eğitim yolculuğunda Halk Eğitimi Merkezleri ve Olgunlaştırma Enstitüleri için tasarlanmış bütünleşik kurs, planlama ve resmî evrak otomasyonu.
Hayat boyu öğrenme; insanın yaşına, mekânına ve şartlarına bağlı kalmaksızın bilginin, emeğin ve sanatın ışığında kendini yenileme iradesidir. Türkiye’nin dört bir yanında faaliyet gösteren Halk Eğitimi Merkezleri ile köklü kültür mirasımızı geleceğe taşıyan Olgunlaştırma Enstitüleri; mesleki beceriden geleneksel el sanatlarına, bilişimden yabancı dile kadar binlerce alanda topluma değer katan birer irfan ve üretim ocağıdır.
HEM Evrak — Kurs Takip Sistemi; eğitim meşalesini atölyede, sınıfta ve sahada taşıyan öğretmenlerimizin, usta öğreticilerimizin ve kurum yöneticilerimizin kırtasiye yükünü omuzlarından almak, zamanı bürokrasiye değil eğitime ve üretime kazandırmak gayesiyle geliştirilmiştir. Kursun ilk gününden sertifika teslimine kadar uzanan tüm resmî süreçler; Millî Eğitim Bakanlığı Hayat Boyu Öğrenme Genel Müdürlüğü (HBOGM) mevzuatına tam uyumlu, estetik ve hatasız bir dijital düzen içinde sunulmaktadır.
Ne Sunuyoruz?
- Kurs Tanımlama ve Akıllı Takvim Mimarisi: Haftalık ders programı, resmî tatiller, ara tatiller, idari izinler ve ders yapılmayacak özel günler dikkate alınarak kurs bitiş tarihi ile günlük ders akışı saniyeler içinde hatasız hesaplanır.
- Kursiyer Yönetimi ve Devamsızlık Takibi: e-Yaygın sisteminden alınan Excel kursiyer listeleri tek tıklamayla aktarılır; yarım gün hassasiyetindeki yoklama çizelgesiyle beşte birlik (1/5) yasal devamsızlık sınırı ve modül muafiyetleri anlık olarak izlenir.
- Sınav, Modül İmza ve Değerlendirme Bütünlüğü: Modül ders saatlerinin tamamlandığı günlere göre sınav tarihleri otomatik tespit edilir; modül imza çizelgeleri, sınav imza tutanakları, optik form okuyucu ve çevrim içi (online) sınav sonuçları değerlendirme listelerine doğrudan yansıtılır.
- Yıllık Plan, Ders Defteri ve Resmî Evrak Hazinesi: 3.805 HBOGM kurs programıyla birebir uyumlu yıllık çerçeve planlar, kazanım odaklı günlük ders defteri, kurs defteri kapağı, kurs bitirme formu, zümre ve öğretmenler kurulu tutanakları ile KVKK açık rıza beyanları baskıya hazır A4 düzeninde üretilir.
Vizyon & Misyon
Vizyonumuz: Yaygın eğitim kurumlarında görev yapan öğretmen, usta öğretici ve idarecilerimizin tekrarlayan evrak ve hesaplama yükünü tamamen ortadan kaldırarak; her eğitimcinin enerjisini, birikimini ve vaktini yalnızca kursiyerine, sanatına ve nitelikli üretime ayırabildiği öncü bir eğitim teknolojisi ekosistemi inşa etmektir.
Misyonumuz: Millî Eğitim Bakanlığı Hayat Boyu Öğrenme Genel Müdürlüğü mevzuatına, yönergelerine ve resmî yazışma kurallarına yüzde yüz uyumlu; kurulum gerektirmeyen, her bilgisayarda ve tarayıcıda yüksek hızla çalışan, veri bütünlüğünü koruyan güvenilir, sade ve erişilebilir bir dijital evrak altyapısı sunmaktır.
Temel Değerlerimiz: Mevzuata tam bağlılık, pedagojik özen, zaman tasarrufu, şeffaf raporlama ve sahadaki öğretmenin gerçek ihtiyaçlarına duyarlı sürekli gelişimdir.
KVKK — Kişisel Verilerin Korunması ve Güvenlik
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda; sisteme aktarılan kursiyer, öğretmen, usta öğretici ve kurum yöneticilerine ait kimlik, iletişim, devam-devamsızlık ve sınav bilgileri en üst düzey gizlilik ilkeleriyle korunmaktadır.
İşlenen tüm veriler, yalnızca yaygın eğitim faaliyetlerinin planlanması, eğitim-öğretim süreçlerinin yürütülmesi ve resmî tutanak ile çizelgelerin oluşturulması amacıyla kullanılır; hiçbir koşulda ticari bir gayeyle işlenmez, üçüncü kişi veya kuruluşlarla paylaşılmaz.
Veri Mahremiyeti Güvencesi: Her eğitimci yalnızca kendi tanımladığı kurs ve kursiyer kayıtları üzerinde işlem yapar; üretilen tüm belgeler resmî kurum arşiv standartlarına uygun olarak yetkili kullanıcının denetiminde tutulur.
Olgunlaştırma Enstitüsü Evrakları
Ekim 2023 tarihli ve 2791 sayılı Tebliğler Dergisi’nde yayımlanan Millî Eğitim Bakanlığı Olgunlaştırma Enstitüleri Yönergesi kapsamındaki resmi evrak, tutanak ve formları aşağıdan seçerek hazırlayabilir ve yazdırabilirsiniz.
Kurs Sonu Evrakları
- 1. Devamsızlık Çizelgesi Kursiyer devamsızlık özeti ve uyarı renkleri. Aç
- 2. İmza Takip Formu Günlük yoklama imza föyleri. Aç
- 2b. Sınav İmza Tutanağı Modül sınavı imza çizelgesi ve tutanak metni. Aç
- 3. Yıllık Plan Modül dağılımı, yöntem/teknik ve araç-gereç seçimleri. Aç
- 4. Ders Defteri Haftalık kazanım dağılımı (Pazartesi–Pazar). Aç
- 5. Kursiyer / Onay Kayıtlı kursiyer listesi ve onay çıktısı. Aç
- 6. Kurs Bitirme Formu Belge almaya hak kazanan kursiyerler ve modül sınav notları. Aç
- 7. Kurs Defteri Kapağı Ön ve arka kapak (A4 dikey).
Her evrak kendi sayfasında tarayıcı yazdırma (Ctrl+P / PDF olarak kaydet) ile A4 çıktısı verir.